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Appels d’offres: la loterie des entreprises

Que ce soit pour des projets majeurs comme le CHUM ou des contrats d’entretien de pelouses municipales, les appels d’offres sont une étape incontournable. Sait-on toutefois vraiment comment tout cela fonctionne?

Chez les organismes publics, la façon de procéder diffère en fonction de la valeur du contrat, mais aussi de sa nature. «Pour les contrats de moins de 25 000 $, ce sont généralement des ententes de gré à gré. Nous essayons néanmoins d’aller chercher plus d’un fournisseur, histoire d’obtenir des prix raisonnables», indique Jonathan Asselin, responsable aux achats et à l’entrepôt à la Ville de Rouyn-Noranda.

Pour les contrats de 25 000 $ à 100 000 $, la loi oblige les donneurs d’ouvrage à contacter au moins deux fournisseurs. «On fonctionne souvent sur invitation. Les soumissions doivent toutes être envoyées dans des enveloppes scellées. Celles-ci sont ouvertes toutes en même temps à la fermeture de l’appel d’offres, et ce, devant témoins. Nous révélons alors les prix des soumissions, mais seulement les prix», mentionne M. Asselin.

La conformité de chaque soumission est ensuite vérifiée par un comité formé d’experts et d’employés des services concernés. Ce dernier détermine alors quelle soumission semble la meilleure et dépose une recommandation au conseil municipal. «Si le conseil donne son aval, on envoie alors une lettre au soumissionnaire retenu, mais aussi à tous les autres, pour leur dire qui a gagné», précise Jonathan Asselin.

Pour les contrats majeurs

Depuis le 1er novembre 2010, chaque soumissionnaire doit déclarer tous les entretiens qu'il a eus avec ses concurrents à compter de la date d'ouverture de l'appel d'offres.

Lorsque la valeur des contrats dépasse 100 000 $, l’appel d’offres doit être public. Il faut alors passer par le Système électronique d’appels d’offres (www.seao.ca) du gouvernement du Québec. Tous les appels d’offres publics y sont répertoriés. Si une entreprise est intéressée par un contrat, elle contacte le SEAO qui, moyennant finance, lui fournit les documents nécessaires. La procédure qui s’enclenche par la suite est la même que pour les contrats de 25 000 $ à 100 000 $.

«Ce recours obligatoire au SEAO pour la remise de documents est une nouvelle étape en vigueur depuis le 1er avril 2011, fait savoir M. Asselin. L’objectif est de réduire au minimum les risques de collusion. De plus, pour les mêmes raisons, tous les résultats des appels d’offres, y compris ceux dont la valeur des contrats varie de 25 000 $ à 100 000 $, doivent être publiés sur le site du SEAO.» Les soumissions sont ensuite envoyées dans des enveloppes scellées et la procédure est la même que pour les contrats de 25 000 $ à 100 000 $.

Grille d’évaluation

Une étape supplémentaire s’impose dans le cas d’appels d’offres pour des services professionnels. Les soumissionnaires doivent en effet remplir une grille d’évaluation qualitative dont les critères varient en fonction du donneur d’ouvrage et parfois même de l’appel d’offres. «Le contrat peut par exemple stipuler que le soumissionnaire doit avoir sa place d’affaires dans la ville où ses services sont requis», signale Julien Rivard, urbaniste au bureau de Rouyn-Noranda de la firme de consultants en génie et environnement Aecom.

«Les soumissionnaires qui n’atteignent pas un seuil minimal de 70 % sont automatiquement écartés sans même que leur enveloppe scellée ne soit ouverte. Nous devons ensuite recourir à une formule imposée par le gouvernement. Nous ajoutons 50 à la note de l’évaluation, puis nous multiplions le total par 10 000. Le résultat est ensuite divisé par le prix de la soumission. La plus haute note désigne le vainqueur», explique Jonathan Asselin.

Et le privé?

Dans le secteur privé, le choix d’aller ou non en appel d’offres dépend beaucoup de l’ampleur et de la valeur du contrat. «Les compagnies vont plutôt cibler le meilleur rapport qualité-prix en analysant les meilleurs fournisseurs potentiels et en procédant sur invitation. Elles ne sont toutefois pas tenues de faire affaire avec le plus bas soumissionnaire, mais plutôt celui qu’elles considèrent être le meilleur», fait observer M. Rivard.

Et qu’en est-il des soumissionnaires?

«Lorsqu’un appel d’offres nous intéresse, nous évaluons d’abord si nous disposons des ressources, de l’expertise et des spécialistes appropriés, mais aussi de la capacité de substitution en cas de pépin. On détermine également si l’on procède en partenariat avec une autre firme», énumère Julien Rivard.

Commence alors un travail fastidieux de remplissage de formulaires, incluant la déclaration obligatoire de tout entretien avec un concurrent potentiel, une étape obligatoire depuis le 1er novembre 2010 pour éviter le trucage d’appels d’offres et éviter toute apparence de collusion. Le processus d’appels d’offres ressemble peut-être à une loterie, mais remporter la mise n’est guère chose aisée.

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