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Octroi de contrats publics, comment s’y retrouver

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Au Québec, il n’existe pas d’adresse unique pour soumissionner. De plus, il est important de savoir qu’il existe deux grandes catégories :

les soumissions des produits dont le seuil du montant dépasse les 25 000$;
et celles des services dont le seuil atteint les 100 000$ et plus.

Dans ces deux cas, l’acheteur, c’est-à-dire le gouvernement provincial doit aller en appel d’offres.

« L’entreprise doit se mettre en mode de surveillance et de réaction sur les sites qui publient ces appels d’offres. Tous les jours, le soumissionnaire verra des appels publiés. Dès qu’une annonce touche son secteur d’activités, celui-ci devra être prêt.

C’est une course contre la montre. La période pour prendre connaissance du cahier de charges, formuler une soumission légale et répondre aux demandes légales est limitée », explique Serge Fleury, expert-conseil chez Info-Opportunités.

Contrats mineurs

Pour les contrats qui ne franchissent pas les seuils indiqués ci-dessus, la loi provinciale permet à l’acheteur de recourir à une entente de gré à gré ou à une invitation limitée à l’endroit de trois à cinq fournisseurs. Cette façon de faire permet d’éviter de perdre du temps tout en respectant une certaine forme de concurrence.

Et comment cette pratique fonctionne-t-elle?

« L’acheteur prendra lui-même l’initiative de contacter les entreprises à partir de listes déjà établies comme un répertoire d’associations professionnelles, de listes informatisées, etc. Souvent, l’acheteur aura à sa disposition une banque de noms préqualifiés ou préinscrits à son ministère ou à son organisme », poursuit Serge Fleury.

Conseils

Identifiez le ministère susceptible d’acheter votre produit ou service. Cette première étape franchie, contactez l’acheteur pour lui demander ce qu’il faut faire pour faire partie de la liste des invités et être préinscrit. Demandez-lui aussi les adresses des sites Internet sur lesquelles les appels d’offres sont publiés.

Commission Charbonneau

Bien que l’environnement entourant les appels d’offres ait toujours été bien règlementé, Serge Fleury indique qu’il existe un certain resserrement au niveau des critères d’attribution depuis la tenue des audiences de la Commission Charbonneau.

« Au chapitre des invitations, l’acheteur va prêter attention pour ne pas se mettre en conflit d’intérêt ou dans une situation préjudiciable. La démarche va être beaucoup plus méthodique et structurée pour ne pas donner une prise de présomption à un traitement de faveur. »

Et au fédéral ?

Pour décrocher un contrat public, Pierre-Alain Bujold, porte-parole de Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada, dit que la meilleure façon est de participer au séminaire

« Faire affaire avec le gouvernement du Canada » offert par le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME), qui aide les fournisseurs à comprendre les processus d’approvisionnement du gouvernement du Canada.

Le séminaire porte sur le système Données d’inscription des fournisseurs (DIF) « Il s’agit d’une base de données dans laquelle sont inscrites des entreprises intéressées à vendre au gouvernement fédéral. En s’inscrivant dans DIF, vous faites connaître le nom de votre entreprise et vos capacités d’approvisionnement aux ministères et organismes fédéraux qui peuvent consulter le système afin de trouver les sources d’approvisionnement pour les biens et services dont ils ont besoin.

Pour les besoins assujettis aux accords commerciaux, les acheteurs utilisent le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement sur le site achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres pour publier leurs avis de projets de marchés. »

Sachez qu’il faut que vous obteniez un numéro d’entreprise avant de vous inscrire dans le système Données d’inscription des fournisseurs (DIF). L’Agence du Revenu du Canada fournit le numéro d’entreprise.

Appels d’offres

À l’image du provincial, l’entrepreneur peut visualiser les appels d’offres sur l’Internet. Les occasions d’affaires pour la plupart des besoins évalués à 25 000 $ et plus sont affichées sur achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres, ainsi que les marchés assujettis aux accords commerciaux.

Plusieurs ministères et organismes possèdent les pouvoirs délégués pour acheter des biens et des services d’une valeur de 25 000 $ ou moins sans faire appel à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

« TPSGC dispose d’un cadre rigoureux pour assurer la responsabilisation et l’intégrité de ses activités d’achat et de ses transactions immobilières. Ce cadre comprend notamment des politiques, des procédures et des mesures de gouvernance afin d’assurer l’équité, l’ouverture et la transparence », tient à préciser Pierre-Alain Bujold.

Au fédéral, les entrepreneurs doivent faire les mêmes démarches qu’au provincial pour assurer leur présence dans les divers ministères lors de l’octroi de contrats sur invitation.

Ainsi, le TPSGC a regroupé les renseignements sur les approvisionnements connexes qui sont faciles à rechercher à l’aide de termes de recherche en langage clair ou téléchargeables.

Les données ouvertes incluent notamment : Les appels d’offres sont des occasions d’affaires fédérales. Rechercher les appels d’offres et Rechercher les offres à commandes et d’arrangements en matière d’approvisionnement.

Commission Charbonneau

Quant à savoir si le fédéral a resserré sa politique d’admissibilité autour des entreprises soumissionnaires depuis la création de la Commission Charbonneau, Pierre-Alain Bujold dit que le processus n’est pas plus laborieux.

« LeTPSGC a mis en place des mesures pour faciliter l’accès aux offres du gouvernement. Pour le gouvernement, assurer l’intégrité de ses activités d’achat demeure une priorité. Le gouvernement continuera de renforcer son cadre d’intégrité, d’assurer la diligence requise et de faire en sorte de transiger seulement avec les fournisseurs respectueux des lois. »