Gestion des risques et mesures d’urgence à l’heure du Coronavirus

La fermeture temporaire des entreprises engendrée par l’épidémie de COVID-19 a forcé celles-ci à entrer en mode gestion d’urgence et de crise. La majorité des PME y survivra, mais toutes n’auront pas vécu ces temps difficiles de la même façon. Lors de leurs évaluations en entreprises, les conseillers de STIQ ont pu constater que plus de 75 % d’entre elles ne disposaient pas de plans d’urgence, de gestion de risques et de relève, formels et complets. Toutes ces entreprises se retrouvent donc à gérer la crise actuelle en mode réactif.

Il est souhaitable que les entreprises mettent en place ces trois niveaux de mesures de :

• Gestion des risques et des plans de relève
• Planification des mesures d’urgence
• Planification de la reprise.

L’entreprise doit d’abord faire l’inventaire de ses activités clés, des risques généraux et opérationnels, et ce, à travers toutes ses fonctions. Les risques peuvent concerner autant les catastrophes naturelles que les crises financières, la perte de clients et de fournisseurs, la fabrication ou encore la sécurité informatique, pour ne nommer que ceux-ci. Cette liste servira de base à la constitution d’un plan d’action.

En matière de gestion des risques, les entreprises doivent faire une évaluation objective, afin de déterminer les niveaux acceptables et d’établir des plans d’action et de contrôle pour les minimiser. L’outil AMDEC est reconnu pour son efficacité à cet effet.

L’entreprise doit également évaluer les risques au niveau de ses ressources humaines. Elle doit planifier la polyvalence, pour un remplacement à court terme et la relève à long terme, en recensant les risques de départs et de perte d’expertise. Une matrice de compétences est un outil efficace pour ce faire. Il faut noter que cet outil, souvent utilisé pour les compétences techniques, peut également être utilisé pour les fonctions administratives.

La planification des mesures d’urgence

Ensuite, les entreprises doivent concevoir un plan des mesures d’urgence à exécuter lorsque les risques précités se matérialisent. Ce plan doit prévoir les actions à prendre, au niveau des fonctions touchées, pour limiter et contrôler les impacts sur l’entreprise, en préservant la santé et la vie des employés, en premier lieu. De plus, elle doit mettre en place une structure temporaire de gestion et de communication avec les parties prenantes internes et externes. Il importe de gérer la continuité des autres activités lorsque c’est possible, et leur cessation subite ou progressive au besoin.

La planification de la reprise

Il faut finalement prévoir la sortie de crise à l’aide d’un plan de reprise. La coordination de la reprise doit être confiée à une équipe ad hoc ou à un responsable. L’entreprise doit analyser les impacts sur chacune de ses fonctions : finances et flux de trésorerie, production, approvisionnements, ventes, ressources humaines. Elle doit constituer un plan d’action, par étapes et priorisé, pour assurer la disponibilité des ressources. Au niveau de la production, l’élaboration de protocoles de démarrage et de plans alternatifs peut être requise. Finalement, il faut prévoir des mesures en matière de gestion des employés : séquence de rappel, retour progressif, communication, soutien.

Au moment même d’écrire ces lignes, il est déjà temps de prévoir le retour aux opérations normales. Lorsque la tempête se sera calmée, les entreprises pourront revoir leurs pratiques en matière de gestion des risques et de planification des mesures d’urgence et tirer des apprentissages de cette crise planétaire.

Par STIQ