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Comment éviter les problèmes quand vous participez à un événement à l’étranger et au Canada ?

Vous êtes en affaires et vous désirez présenter vos services et/ou produits à des clients potentiels ou simplement rencontrer vos clients existants. Vous allez probablement choisir de participer à un congrès, un salon ou une foire commerciale et ainsi joindre un maximum de partenaires possibles.

Permettez moi de vous donner un exemple : Vous participez à un salon commercial présenté à Las Vegas. Vous êtes le coordonnateur de l’entreprise pour cet évènement et croyez avoir tout prévu. La chambre de luxe, emplacement de choix pour le président de l’entreprise qui sera présent, est réservée. Toutefois, vous devez avoir quelque chose à présenter et/ou à faire essayer aux visiteurs de l’événement.

Les coûts reliés à cet évènement sont très élevés, mais vous savez qu’il y a beaucoup de potentiel. Vous avez en main les instructions pour l’expédition des marchandises présentées à votre kiosque, ainsi que des cadeaux à distribuer aux visiteurs. Évidemment les brochures publicitaires, les crayons, les t-shirts et les casquettes arriveront de l’imprimeur ou du distributeur à la dernière minute.

De plus, le portable du directeur était en réparation, vous devrez donc le faire parvenir avec les items du kiosque. Il ne vous reste que 3 jours pour expédier vos marchandises directement au site de l’évènement. Les marchandises doivent arriver soit le vendredi ou le samedi matin, car l’évènement débute samedi après-midi et se termine dimanche soir.

Vu le délai, vous décidez d’utiliser une entreprise de messagerie telle qu’UPS ou FEDEX. Vous préparez vos documents, factures et connaissements de transport. Comme vous n’expédiez pas ce genre de produits habituellement, vous demandez donc à la compagnie de messagerie quels documents utiliser. Un des agents de la compagnie vous indique le type de facture nécessaire, soit celle détaillant la description et l’origine des produits. La compagnie de messagerie vous avise également que la marchandise sera livrée demain… étant mercredi, ça porte donc la livraison à jeudi.

Le vendredi soir, vous recevez un appel de votre patron vous indiquant que les marchandises ne sont pas arrivées. Vous allez sur le site de la compagnie de messagerie et constatez que les marchandises sont toujours en traitement auprès de la douane. Par conséquent, vous contactez la compagnie de messagerie qui offre heureusement un service 24 heures. Le préposé vous indique qu’il manque des documents et de l’information, ce qui explique le retard.

La compagnie vous indique qu’il vous manque l’adresse de manufacture des produits textiles, le « toxic form » pour les crayons et un « FCC form » pour l’ordinateur. De plus, il n’est pas inscrit « printed in Canada » sur vos brochures publicitaires. Enfin, le préposé vous avise qu’il ne peut vous garantir que la livraison arrivera le lendemain.

Cet exemple illustre une situation que nous voyons fréquemment. Il est important d’utiliser les services de professionnels en logistique lorsque vous expédiez des marchandises dans d’autres pays. Ceci vous évitera bien des problèmes et des coûts additionnels. Ces spécialistes vous suggèreront un carnet ATA (entrée temporaire reconnues dans plusieurs pays) afin d’éviter le paiement de droits de douane et faciliter le dédouanement.

N’hésitez donc jamais à contacter ce type de spécialistes ; ils vous éviteront beaucoup de soucis, plusieurs frais supplémentaires et un patron mécontent !

Denis Gendron, SCD (Canada et USA)
V.P. ventes, relations publiques et formation
Dolbec Logistique International Inc.
361 rue des Entrepreneurs
Québec, Qc, G1M 1B4
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dgendron@dolbec-intl.ca

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